PICKING O PREPARACIÓN DE PEDIDOS. GUÍA DE LOGÍSTICA BÁSICA 8

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¿Qué es y cómo se hace picking?

El picking o preparación de pedidos, una actividad estratégica y que hay que cuidar y mejorar, vamos a conocerla.

En un almacén se realizan una serie de actividades que forman parte del proceso de almacenaje y que dependiendo de su coste (económico o en forma de esfuerzo) requieren de una serie de medios materiales y humanos. Hoy vamos a hacer un recorrido básico sobre uno de los procesos más costosos, en cuanto a tiempo (recuerda que la logística es tiempo), esfuerzo, medios y personal: la preparación de pedidos o Picking.

Javier Mata, entró a trabajar en nuestro almacén la semana pasada. Venía de conducir un camión de reparto y por circunstancias de la vida acabo pidiendo un puesto en la empresa, finalmente aceptamos su solicitud y se puso manos a la obra. Tras unos días de aprendizaje de la mano de nuestro encargado, se le asignó una nueva tarea: colaborar en la preparación de pedidos.

–Muy bien Javier – dijo el encargado – Hoy vamos a preparar tres pedidos que nos han pasado desde la oficina, mira, está es la bandeja de los pedidos y la de al lado la bandeja de los terminados; cuando viene un pedido Lola lo pone en esta bandeja y nosotros tenemos que prepararlo. Primero comprobamos que esté todo correcto, si nos surge alguna duda se la preguntamos a Lola.

Todas las mañanas has visto que preparamos esa zona de allí, es la zona de preparación de pedidos, allí están las cajas, embalajes, precinto, palets, la retractiladora, la máquina de las etiquetas, etc.

– ¿Cómo recogemos la mercancía, cómo sabemos que hay en el almacén?– preguntó Javier– Mira, cuando tenemos la orden de trabajo, esta ha sido emitida por el programa de gestión de almacenes que tenemos, este ha revisado el inventario y nos ha dado una orden sin faltas y además, si te fijas, al lado de la referencia está la ubicación del artículo, así que ya vamos a ir recogiendo artículos conforme nos indica la orden. ¡Coge ese carro y vente! Vamos a por el primero… Pasillo 1, estantería A, pila 2, 1er piso… mira, ese contenedor rojo es ¿cuántos pone? 25 piezas, nos aseguramos de que sea todo correcto y de que las piezas estén perfectas.

–¿Tenemos qué ir paseando por todo el almacén?–preguntó Javier–Así es, hasta que completemos el pedido, una vez en la mesa, iremos embalando y montándolo en cajas, que luego harán un palet, que será lo que enviemos al cliente, lo etiquetaremos y dejaremos preparado para el camión que viene esta tarde.

Es muy importante comprobar la cantidad y la referencia, así como el color y el calibre, antes de consolidar el pedido, también acuérdate de mirar si los artículos están bien, si no tienen alguna rotura o estás rayados, el cliente no puede ser afectado por nuestros fallos, recuérdalo.

Esta podría ser perfectamente una conversación habitual en cualquier almacén, porque el picking es una actividad común independientemente del sector, tipología o negocio de la empresa.

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¿Qué es y qué representa el picking en una empresa?

 

Podríamos definir el picking o la preparación de pedidos, como el conjunto de tareas dirigidas a consolidar en una sola unidad de transporte una cantidad determinada de artículos pertenecientes a un pedido realizado por un cliente determinado.

Estas tareas incluyen las siguientes operaciones:

  • Recopilación de datos y pedidos.
  • Gestión de los mismos y sistema de preparación.
  • Documentación de trabajo.
  • Picking o extracción de los artículos.
  • Rutas y traslados de recogida y descarga en la zona de preparación.
  • Verificación de referencias, estado del producto, medios disponibles, etc.
  • Embalaje y etiquetado.
  • Consolidación adecuada, en palet, caja, etc.
  • Traslado a expedición.

Este conjunto de operaciones puede variar dependiendo del tipo de mercancía (piezas sueltas, cajas o palets), almacén (convencional o automático) o tecnología empleada, así como el sistema particular que la empresa haya adoptado para esta actividad.

El picking es una actividad que produce costes a la empresa y además costes importantes, alrededor de un 60% de los costes de las operaciones de un almacén provienen de esta actividad, de ahí la importancia de optimizar al máximo todos y cada uno de los procesos que hemos visto.

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Métodos o sistemas de Picking

Cuando hablamos de hacer picking podemos distinguir entre dos tipos de recogida del pedido:

  1. Picking de producto a operario: en almacenes automatizados, el producto acude a las manos del operario.
  2. Picking de operario a producto: este es el caso de nuestro amigo Javier. Almacenes convencionales donde se realiza un desplazamiento en busca de la mercancía.

En el último caso, picking de operario a producto (el más común), podemos organizar el sistema de trabajo atendiendo a varios factores, veámoslos:

  • Un pedido, una persona, recogida por pedido.
  • Un pedido, más personas, reparto por sectores de la recogida.
  • Varios pedidos, una persona, recoge por pedidos múltiples.
  • Varios pedidos, más personas, reparto de pedidos.

Como has visto, el picking es una actividad estratégica y compleja, quédate con el hecho de que los recursos necesarios para llevarla a cabo, son numerosos y costosos, por lo tanto es necesario llevar a cabo mejoras en los tiempos de preparación, rutas, ubicaciones, controles de calidad de la información y recogida, etc.

Si quieres conocer con más profundidad como mejorar u optimizar el picking en tu empresa te invito a que leas este post: Picking, las bases de la implantación

¡Adelante! Aporta tus ideas y danos tu punto de vista.

Hasta la próxima entrega.

Jose Carlos Gisbert, nos vemos en Linkedin.

Consultor y formador

Director de FPL Logística

Visita nuestra web : www.fpl-logistica.com


 

PICKING, LAS BASES DE IMPLANTACIÓN Y MEJORA

PICKING, JOSE CARLOS GISBERT, CONSULTOR, FPL FORMACIÓN

Como reforzar y mejorar el Picking de cualquier empresa

 

Picking, como seguramente sabrás, es uno de los procesos estratégicos más importantes que se lleva a cabo en la logística. Su importancia reside en el hecho de que es el último eslabón entre el fabricante y el cliente, es decir, el producto que ha adquirido nuestro cliente pasa por las manos del picker o preparador de pedidos y de ahí al cliente, por lo tanto lo que el cliente recibe, no solo es el fruto de un proceso de fabricación, si no, también el proceso de preparación embalaje y envío.

Un proceso tan importante requiere de un control exhaustivo.

Todas las partes de la cadena logística son importantes y requieren de una monitorización adecuada, pero hay partes que por su cercanía con el cliente deben ser de especial atención, entre ellas el Picking o la preparación de pedidos.

Una vez resaltada esta circunstancia, vamos a centrarnos en el control de la tarea y de sus consecuencias.

Desde que nuestro cliente activa la cadena por medio de un pedido, suceden una serie de procesos que podemos perfectamente segmentar en cuatro campos:

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Como puedes ver en el gráfico, hay una sección que tiene que ver con la organización del almacén y sus mercancías, otras dos con el Picking en sí, y una última y quizás menos habitual relacionada con ejercer un control sobre lo preparado y la percepción del cliente ante ello.

Los cuatro factores del Picking

Vamos a por ellos:

1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon sí, de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar.

Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo un gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.

2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación ¿tiene una manera concreta y estructurada de proceder? ¿existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda? ¿hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida? ¿existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?

¿se realizan estudios con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking? Espero que la respuesta mayoritaria a todas las preguntas haya sido sí, de lo contrario, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.

Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.

3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una “caja sonajero” con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.

4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan.

¿Cuántas veces le hemos preguntado a nuestros clientes acerca de nuestro trabajo?

Llevar un control exhaustivo de las incidencias y buscar la causa raíz de las mismas, es la mejor manera de mejorar; si conocemos la causa raíz podemos atajar y eliminar el problema, todo lo demás son parches que al final se despegan y explota el globo.

Por último, el Picking, es una actividad que es muy susceptible de la motivación y preparación del equipo, una buena parte del éxito en una mejora de Picking tiene relación directa con cómo se implica el personal en la planificación y puesta en marcha de las medidas, preguntarles a ellos es una magnifica iniciativa (aunque vaya en contra de mis intereses) que ahorra algunas horas de consultoría. Por otro lado, la metodología Lean tiene herramientas muy válidas en este aspecto, se puede formar y preparar al personal en métodos de resolución de problemas, sistemas de mejora continua, eliminación de despilfarros y trabajo en equipo, si quieres lo hablamos.

Si vamos a implantar un proceso de Picking o queremos mejorar el que tenemos, al margen de estas recomendaciones, contar con la colaboración de un consultor especializado es una opción de arranque muy aconsejable y por ello en FPL te podemos asesorar y trabajar codo con codo con tu equipo para obtener resultados tangibles.

Recuerda que como en casi todo, crear una buena base es el secreto de construir un proceso sólido y proyectable en el tiempo.

 Jose Carlos Gisbert

Director de FPL Logística. Consultor y formador.

www.fpl-logistica.com

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