Gestión del almacén. Guía de logística básica 9

Gestión del almacén en la empresa general

Tras unos meses de espera, bienvenidos de nuevo a la guía de logística básica.

Vamos a por ello y a por el almacén, eso que todas las empresas tienen pero no se atreven a enseñar.

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¿Qué es un almacén?

Podemos definir un almacén, como un espacio físico o virtual, por qué también se puede almacenar información, donde se acumulan de manera ordenada productos y mercancías, en espera de ser seleccionadas para su envío o utilización y que necesita una gestión del almacén estructurada.

Un almacén es un espacio necesario que cumple una función de localización y acumulación de mercancías en favor de poder servirlas a los clientes o a fábrica, evitando esperas gracias a la disposición de stocks, en los mismos. Cumplen una función de aprovisionamiento, que ya hemos visto, proporcionando seguridad gracias a la rápida disposición de stock.

Los almacenes tienen su parte positiva, que acabo de describirte, pero también su parte negativa y esta es la relacionada con los costes que generan. La mercancía almacenada no genera valor ninguno, por el contrario genera gastos de almacenaje y perdidas por daños, caducidad u obsolescencia y gestión de medios, personal e instalaciones.

¿Qué sentido tiene un almacén?

El echo de que no es posible definir exactamente la demanda del mercado o de la cadena de producción, ni tampoco librarse de los efectos colaterales del sector en el que trabajemos, obliga a mantener una determinada cantidad de mercancía almacenada para evitar fallos de suministro.

En muchas ocasiones, el aprovisionamiento de materia prima u otros tipos de mercancía suele hacerse aprovechando las ventajas de comprar volúmenes grandes, lo que obliga a almacenar en grandes cantidades.

En definitiva, el almacén y el almacenaje son necesarios pero a la vez no deseables, lo ideal es fabricar y vender sin tener que almacenar, pero eso es otro cantar.

Qué tipos de almacenes podemos encontrar

Los almacenes son tan variados como variada es la mercancía a almacenar.

Pero entre los más numerosos podemos encontrar:

  • Materias primas: En los primeros eslabones de la cadena de producción, madera, fundición, arenas, etc..
  • Materias semi elaboradas: el paso intermedio, bobinas de acero, sacos de plástico, etc.
  • Producto terminado: los más conocidos y numerosos.
  • Almacenes logísticos, reguladores, del transporte, de distribución.
  • De diseño convencional: con estanterías y muelles.
  • Automáticos: con la gestión de las mercancías automatizada.
  • Y muchos más… (te toca a ti buscarlos).

Stocks

En los almacenes se trabaja con Stocks.

Los stocks, representan las cantidades de mercancía que tenemos disponible en cada momento. Imagina que Pascual, jefe de almacén de Sartenes SA. tiene un almacén donde va posicionando las cajas de sartenes que le llegan de fábrica, además tiene almacenado un cargamento de mangos para sartenes que su jefe compró muy barato, un cargamento de tornillos y otro cargamento de planchas de acero en bruto para hacer sartenes (estamos viendo lo que se explica al principio del post ¿qué sentido tiene almacenar?).

En el caso de Pascual, ¿cuál será su stock?

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Como puedes ver en el gráfico, el stock es la cantidad de mercancía de cada clase, referencia o tipo que tenemos disponible, tanto en el almacén como fuera de el, puede ser que en fábrica también haya stock disponible. Tal y como hace Pascual, antes de enfadarse y hacer que el teléfono eche chispas, comprueba que hay existencias de manera feaciente y además tiene en cuenta lo que no está en el almacén.

¿Cómo se realiza la gestión del almacén?

Hay una serie de cosas que es imprescindible que conozcas antes de ponernos con la gestión del almacén:

  1. Siempre hay que dar de alta un producto, cuando llega al almacén.
  2. Siempre hay que dar de baja un producto, cuando sale del almacén, si no, nunca sabremos lo que tenemos.
  3. Siempre hay que advertir o introducir en el sistema, cualquier cambio de ubicación o incidencia con la mercancía.
  4. Las estanterías están para almacenar y el suelo para andar y no al revés, lo que se deja en el suelo depositado se olvida, rompe y pierde.
  5. La mercancía siempre bien embalada y mejor etiquetada, si a un golpe de vista puedes saber qué es y cuánto hay, todo será más fácil.
  6. Los inventarios están bien, pero mejor está advertir cuando se está acabando un producto.
  7. Todas las empresas tienen un sistema de almacenamiento, es necesario conocerlo y seguir sus instrucciones.
  8. La comunicación con el resto de departamentos es la base de la coordinación, sin coordinación el almacén se convierte en el depósito de todos.
  9. Un almacén limpio y ordenado es una almacén, lo demás no son almacenes son acumuladores de trastos.
  10. Un almacén se respeta, no se ignora o se deja como la última instalación que no merece nada. Una empresa que cuida el almacén es una empresa coherente.

Ahora que ya sabemos que hacer y como tratar la gestión del almacén y  su mercancía, vamos a gestionar.

La gestión de stocks tiene como objetivo controlar, contabilizar y optimizar el movimiento de mercancías de un almacén.

Pascual, hace algunos años, le restaba importancia al tema de contabilizar las entradas y salidas de mercancía, muchas veces llegaban a sus instalaciones el producto terminado de fábrica y se limitaba a colocarlo donde tenia sitio, también se le olvidaba apuntar cuantas cajas entraban de cada referencia y conforme le llegaban los pedidos iba preparándolos hasta que se daba cuenta de que ya no le quedaban más cajas. Eran tiempos de crisis y había poca faena, así que Pascual capeaba el temporal, hasta que los pedidos regresaron y entonces nuestro amigo entro en pánico, cuando se dio cuenta de que no tenía ni idea de cuanta mercancía tenía, mientras producción, sus clientes, la dirección y los comerciales le apretaban por todos lados, pobre Pascual, si hubiera contabilizado las entradas y salidas, si hubiera posicionado de manera ordenada y atendiendo a unos critérios la mercancía, si hubiese llevado un control diario y mediante un Excel de su actividad, ahora no tendría que quedarse durante una semana hasta las 12 de la noche haciendo inventario. Se entiende verdad…

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Ahora que ya sabemos lo que es la gestión de stocks y para que sirve, ¿Cómo se hace?

Pascual hizo un curso de Excel aplicado a la gestión de stocks y gestión del almacén y se ha convertido en un verdadero fiera de la gestión. Ciertamente esta es una herramienta muy común que requiere un cierto entrenamiento, pero que funciona de maravilla. Sus posibilidades de adaptación y configuración dependen de las manos que lo gestionen, así que la formación en Excel y el el paquete Office en general es la que marca la diferencia, ya sabes lo próximo que tienes que estudiar.

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Por otro lado encontramos el apoyo informático, programas específicos como los SGA, ERP, SAP, etc. son herramientas que pueden integrar la función de gestión de stocks y la gestión del almacén, entre otras muchas, son sistemas imprescindibles en empresas donde se manejen miles de referencias o empresas con esta concepción informatizada de la gestión.

Como ves el almacén y la gestión del almacén van de la mano. Si tenemos un almacén, hay que gestionarlo, tanto a nivel gestión de stocks, como a nivel de gestión de las actividades, personas y recursos adscritos al mismos, es una tarea complicada pero necesaria, si quieres hacer mejoras es imprescindible que contemples todo este conjunto de factores, ya que están todos inter-relacionados, al igual que la cadena logística, como vimos y la relación entre los departamentos de las empresas, aquí te lo explico.

Nos volvemos a ver en la próxima entrega.

¡Gracias por seguirme y si te ha gustado compártelo y que ayude a cuantos más mejor!

Jose Carlos Gisbert    

 

Director y formador en FPL Logística.com

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Esta es la filosofía que nos ha movido diseñar e impartir una formación distinta, alineada con las nuevas necesidades de la logística ecommerce y de sus clientes, que nace del contacto directo con nuestros clientes y con sus problemas, experiencias y retos a los que se enfrentan en sus canales de venta online.

¿Es correcto gestionar el canal de venta online con los medios de gestión de la logística convencional?

Esta pregunta se contesta con otra ¿gestionarías de la misma manera el envío de 10 palets a un distribuidor B2B, que el envío de 10 paquetes, a 10 clientes particulares, a 10 sitios distintos de la geografía Española? La respuesta es obvia, o no…

Bien, parece que en ocasiones no es tan obvia, de echo en la mayoría de los casos la gestión logística del ecommerce se realiza con los protocolos, sistemas y herramientas de la logística convencional, tanto a nivel de gestión del almacén, preparación de pedidos, expedición y distribución. No se diferencia de base entre ambas logísticas, probablemente por que no se advierten esas diferencias, pero cuando el número de pedidos del canal online empieza a tomar consistencia y peso específico, es cuando la presión y la tensión se hacen evidentes y se masca la tragedia:

  • Desorganización en los almacenes.
  • Niveles de servicio al cliente por debajo de lo deseado.
  • Ausencia de control sobre las incidencias, aguas a bajo.
  • Sobre stock, roturas de stock y obsoletos.
  • Indicadores de gestión erróneos.
  • Personal no formado y sin sistemas definidos de trabajo.
  • Etc.

Este es el día a día de muchos almacenes y esta es la motivación que nos mueve a cambiar las cosas, a ofrecer una alternativa de formación especializada que de respuesta y solución a todos estos retos, por qué son retos, no problemas.

Hemos visto y sentido las dificultades por las que pasan empresas y la necesidad de dotar de sistemas válidos de gestión actualizados y alineados con las tendencias de futuro. Vamos al omnicanal y esto, que parece que está lejos, no lo está tanto. En nuestros almacenes quizás se trabaja a otro ritmo o con otras referencias, pero esto no debe suponer un corte con la realidad ya que pronto o tarde tendremos que situarnos en linea con el mercado y esto es igual a tensión y estrés, para la empresa y los que en ella trabajan, ¿necesitas más razones?

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El conocimiento y la formación lo cambian todo.

Las reglas del juego logístico están cambiando, ya no jugamos en una liga cerrada con equipos similares a los nuestros (B2B), ahora esta liga es abierta y los nuevos jugadores (el cliente particular B2C) juega fuerte y nos exige el máximo. Este cliente no entiende de formalismos empresariales ni le interesa lo más mínimo nuestros horarios, sistemas de trabajo o costumbres, este cliente quiere lo que ha pedido y no le interesa como funciona la logística empresarial; sencillamente, si le fallamos, estamos fuera!

Te pido que consideres, si realmente estás alineado con el cliente ecommerce y la e.logística o pones en la misma cesta todos los huevos.

Nosotros hemos dedicado muchos recursos, horas y experiencia en el diseño de una formación que ponga a la empresa en el camino de dar solución a estos retos, una solución práctica, moderna y global que abarca toda la estructura de la gestión logística, desde la base, con el programa de operarios de almacén ecommerce, hasta los programas – talleres de toma de decisiones, alineación de objetivos y departamentos, y mejora continua en la logística.

Cursos, talleres y Workshop, con enfoque participativo y práctico, con los últimos sistemas de formación colaborativa que alcanzan su máxima eficacia si se imparten en formato In Company o en formato presencial desde FPL Logística u otras entidades colaboradoras

Empresas, empresarios, innovadores, startups, directores de logística, operaciones, responsables de almacén, transporte y distribución, tú y tu equipo…

El camino es muy largo y no ha hecho más que comenzar y en los próximos años será cada vez más trepidante y exigente. La empresa tiene que estar que estar a la altura, detectar y absorber las oportunidades de negocio o hacerse un hueco sólido entre los miles de negocios que compiten por desarrollar modelos de éxito.

La tasa de abandono causado por un marketing logístico mal enfocado, junto con la perdida de clientes que ocasiona una logística mal engrasada, son una de las principales causas de perdidas en el ecommerce, ya sea a nivel empresa física que tiene multicanales de venta, como las empresas 100% online.

Es todo un reto y nosotros estamos preparados.

Te invito a visitar nuestra página, a ver la punta del Icebrg de lo que hemos diseñado para hacerte la vida más fácil a ti y a tu cliente y si en algo puedo ayudarte, lo haré encantado.

Te espero: FPL LOGÍSTICA. COM E.COMMERCE

Jose Carlos Gisbert

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LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL ECOMMERCE COMPETITIVO

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LA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL ECOMMERCE COMPETITIVO, EN EL ENTORNO FÍSICO Y VIRTUAL.

El mundo de la empresa, se mueve entre el entorno del servicio al cliente y el de la obtención de beneficios, esta base se ve afectada por impactos relacionados con los costes, las ventas, la legislación, la situación socio-económica y muchos más factores, tanto internos como externos.

Todo ello constituye la mesa de trabajo sobre la que una empresa debe planificar su propia supervivencia.

En este sentido, la empresa que opta por el modelo de negocio ecommerce, no es impermeable a estos factores y sus objetivos son similares a los de la empresa convencional.

Si podemos establecer una diferenciación clara de la empresa ecommerce competitiva con respecto a la física, podemos empezar por aquí:

 

Nivel de servicio al cliente.

El coste de no lograr unos niveles de servicio óptimos en muy grande, de hecho, es tan estratégico que puede suponer la diferencia entre vivir o morir. El cliente no perdona, tiene a su alcance una oferta lo suficientemente grande como para olvidarse de nosotros con una rapidez sorprendente, mientras nosotros permanecemos ajenos a lo que ha pasado.

Atendiendo a este planteamiento, podemos simplificar de manera muy gráfica la estructura básica de un ecommerce competitivo (figura abajo). El nivel de servicio y las presiones del sector nos llevan a simplificar un modelo que engloba a todas las actividades necesarias en dos áreas de desarrollo:

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Estos dos factores, logística y desarrollo comercial, engloban el resto de las áreas que componen la maquinaria del ecommerce, pero el enfoque es el descrito.

¿Por qué este enfoque?

Sencillamente porque el desarrollo comercial trae las ventas y la logística hace posible que las ventas se traduzcan en satisfacción del cliente y este vuelva a comprar y nos recomiende.

Vamos a ver con más detalle estos dos factores.

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Desarrollo comercial.

Todo lo que tiene que ver con el proceso de diseño, presentación, comunicación y venta de los productos que ofrece el ecommerce. Dentro de esta categoría, podemos pararnos en una serie de áreas estratégicas:

 

  1. Modelo de negocio.
  2. Diseño web
  3. Referencias de venta
  4. Comunicación
  5. Atención al cliente

 

1 Modelo de negocio. El diseño de este modelo es esencial para determinar todos los aspectos del negocio que van a formar parte de su desarrollo. En este caso, aconsejo un diseño de modelo de negocio para tu ecommerce del tipo Canvas, un lienzo de modelo estructurado en funciones clave y que serán puestas a prueba y validadas. Si tu capacidad de llegar al público y testar tu negocio antes de iniciarlo es muy amplia, entonces te recomiendo un diseño tipo Lean Startup, ya que en el Canvas trabajamos con hipótesis que han de ser demostradas.

 

2 Diseño web y todo lo que le acompaña. En este caso estamos hablando de crear un escaparate extremadamente funcional, transparente y atractivo, que defina perfectamente, qué vendemos y cómo lo vendemos, a qué precio y con qué condiciones. Especial mención se merecen áreas como: el SEO, adaptabilidad a móviles, seguridad, pasarela de pago, CMR adecuado, etc.

 

3 Referencias en venta. Qué vamos a vender. El tipo de producto y sus características de diseño, funcionalidad, desarrollo, ciclo de vida, producción, marketing, precio, etc. Si somos una empresa física o tenemos diversos tipos de productos, probablemente no todos ellos sean candidatos a ser vendidos online, así que tenemos que seleccionar nuestro catálogo adecuado al tipo de canal de venta y luego trabajar con el, en el modelo de negocio, a nivel producción, venta y distribución.

 

4 Comunicación. Para poder hacer llegar al consumidor nuestra oferta y sus ventajas, por los canales adecuados al tipo de producto y consumidor, de manera optimizada y atractiva. Podemos hablar de comunicación para que el cliente compre y comunicación para que el cliente de nuestro ecommerce vuelva a comprar y nos recomiende.

Emailing. El uso de gestores de envío de mails masivos como los enlazados, ponen en contacto al ecommerce competitivo con sus posibles clientes, mediante el envío de emails a través de una base de datos, por lo tanto, recopilar una base de datos por los medios necesarios es vital. Empresas de mailing especializadas convierten esta tarea en algo sencillo de manejar

5 Atención al cliente. Junto con la logística, son las dos piedras de toque que van a marcar la diferencia, por lo tanto son de una importancia extrema. Dar soporte al cliente en antes, durante y después de la compra, nos va a reportar un feedback de cómo estamos haciendo las cosas en todas las fases de la acción.

La atención al cliente en 3 fases:

  1. Información: tratamos con el cliente para resolver dudas previas a la compra.
  2. Seguimiento: tratamos con el cliente para resolver temas relacionados con la compra, envío, características, incidencias, etc.
  3. Post-venta: tratamos con el cliente, una vez ha recibido su artículo, resolvemos devoluciones, reclamaciones, averías y damos soporte u ofrecemos productos complementarios

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Logística.

Todo lo relacionado con la cadena logística que permite recibir un pedido, gestionarlo y finalmente hacerlo llegar al cliente. Desde que el cliente realiza un pedido hasta que este lo recibe en casa y hace uso del mismo. Debemos tener en cuenta, también, la logística inversa.

  1. Aprovisionamiento
  2. Stocks.
  3. Distribución.

1 Aprovisionamiento. Tanto si somos los fabricantes del producto que vendemos, como si solo lo distribuimos, tendremos que tener unas líneas de abastecimiento de materiales de fabricación o de producto terminado, que serán calculados en función de la previsión de nuestra demanda, estacionalidad o temporada. Empleando técnicas de Forecasting y más concretamente para el ecommerce un Rolling forecast para nuestras previsiones de venta segmentadas.

2 Stocks. Es inevitable estar en posesión de numerosos stocks, si queremos ser competitivos en el mundo del ecommerce. Igualmente es inevitable que tengamos que optimizar la gestión de estos stocks, su almacenaje y manutención, para que no se nos coman los costes. Se trata de hallar un equilibrio entre nivel de servicio y ahorro en costes de almacenaje.

3 Distribución. Por último vamos a entrar en el capítulo de la distribución. Cómo vamos a hacer llegar nuestros productos al cliente, usaremos un operador logístico, una empresa de transportes, mensajería, transporte autónomo, es decir tenemos que seleccionar cual va a ser nuestro sistema de envío y quien lo va a llevar a cabo.

Antes de seleccionar el sistema de transporte, debemos pensar en cómo se lo vamos a vender a nuestro cliente, es decir marketing logístico, gastos de envío, devoluciones, cambios, etc. Una vez tengamos clara nuestra política de relaciones de distribución con nuestros clientes, pasaremos a diseñar un plan de distribución y finalmente a la empresa que haga realidad nuestro plan y satisfaga a nuestro cliente. No te fijes solo en las tarifas a la hora de seleccionar un operador.

En resumidas cuentas, he tratado de trazar una estructura funcional de un ecommerce, poniendo el foco sobre la logística y sobre el desarrollo comercial.Es un dibujo resumido y básico para empezar a plantear cómo construimos nuestra idea o la rehabilitamos partiendo de estos dos conceptos, que nos tiene que llevar a la reflexión, de cual es nuestra relación con los clientes y que opciones o herramientas de gestión estamos valorando para hacer llegar a los clientes nuestro producto, buscando el resultado final, que no es la venta si no la satisfacción de nuestro cliente.

En FPL logística, estamos enfocados en fomentar los cambios que lleven a la mejora continua y a la optimización de todos los procesos que forman la máquina de tu ecommerce competitivo.

¿Qué reflexiones tienes tú relacionadas con el tema? te invito a que comentes.
jose carlos gisbertJose Carlos Gisbert linkedin jose carlos gisbert

Director de FPL Logística

www.fpl-logistica.com formación in company y consultoría

 

 

 


 

Gestión del almacén, planificación y mejoras. 3º

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Gestión del almacén: vamos a planificar y mejorar, para luego comprobar los resultados.

En el anterior post sobre gestión del almacén y la implicación de los responsables, quedó claro el importante papel que juega esta figura y el hecho de que, en muchas ocasiones, el responsable de un almacén prioriza las tareas sobre la gestión, es más importante, en ocasiones, completar las operaciones diarias, que el almacén funcione y los pedidos salgan, sobre la gestión del stock y su influencia sobre los costes. La gestión del almacén implica el punto de vista operacional y el control técnico de las cifras que arroja.

En este post sobre la gestión del almacén, vamos a ver la planificación de las operaciones, entre otras cosas muy útiles.

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Manutención y manipulación del almacén y las mercancías.

Las operaciones que se realizan dentro de un almacén, son procesos que requieren de tiempo, recursos y esfuerzo, es decir que se alimentan de los recursos disponibles. Si estos recursos no son suficientes o no están bien equilibrados , las operaciones se van a desvirtuar, encontrándonos con un takt time excesivamente largo, desviaciones en el control de stocks, daños en las mercancías o problemas de índole laboral con los trabajadores.

Para que nuestros recursos estén equilibrados, tendremos que observar y controlar cómo se realizan las distintas operaciones y cómo se maneja el personal con ellas. Atendiendo a las siguientes recomendaciones:

  • En la gestión del almacén, tareas como la carga/descarga de mercancías, ubicación, picking y sus indicadores, consolidación/des-consolidación, y la manipulación manual o mecánica en general, deben ser un punto de atención constante. El deterioro de las mercancías debido al trabajo en malas condiciones, los tiempos excesivos en la preparación de pedidos o los re-trabajos serán nuestros objetivos a mejorar.
  • La plantilla debe responder a las exigencias del trabajo con capacidad de adaptación y flexibilidad. Lo ideal es que todos los trabajadores sepan hacer de manera correcta, todas las operaciones, de manera que la reducción de personal por cualquier motivo no sea un impedimento para mantener la normalidad. Una buena opción es formar a los empleados y estandarizar los procesos de manera que si contratamos personal, la curva de aprendizaje se acorte lo máximo posible.
  • Si de la gestión del stock hablamos, te remito al primer post de esta serie, aquí. En la gestión del stock intervienen las personas, que realizando su actividad de manera estandarizada y continuada contribuyen a disminuir el error y a facilitar que la diferencia entre el stock físico y el teórico sea mínima.

Planificación en la gestión del almacén.

Hablar de gestión del almacén es hablar de gestión de stocks y esta, no se puede concebir sin una buena previsión de la demanda.

Por lo tanto, una de las primeras operaciones que debemos planificar es la de gestionar los stocks según la previsión que tengamos o que nos hayan pasado, junto a la previsión de la demanda deberíamos poder comprobar con el área de producción el cumplimiento de dicha previsión para no encontrarnos con sorpresas y ver posibles incidencias que puedan afectar a la logística.

En torno a la demanda, hay que mirar hacia la variabilidad de la misma, seguro que te has oido hablar del famoso efecto látigo o “bullwhip effect” en la cadena de suministros, también podemos hablar de la estacionalidad de nuestros productos o de las campañas y nuestra incapacidad para prever el comportamiento del cliente. Todo ello me hace reflexionar sobre un indicador: los picos de demanda. Es posible que podamos prever la demanda de una manera general o que tengamos claro que si somos estacionales debemos ser consecuentes con ello. Hasta donde podemos controlar y anticipar, podemos plantear soluciones pero que pasa con lo que no podemos controlar, con lo que aparece de repente como un Tsunami.

La pregunta es: ¿está nuestra organización preparada para absorber estas contingencias? dentro de la planificación de las operaciones debemos reservar un espacio para ello, si o si, podemos llamarlo plan de choque, plan “b” o como quieras, pero tener claro lo que tenemos que hacer en estos caso ayuda bastante a capear el temporal y a alcanzar un nivel en el que el ruido externo no nos afecte. .

Por otro lado, y en el día a día, debemos tener claros cuales son nuestros sistemas de trabajo y cual es el flow de mercancías: habitual, concreto y excepcional; todo ello para planificar las operaciones en función de estos parámetros: sistemas de trabajo, flujo de mercancías y recursos disponibles. Estos parámetros serán afectados por la variabilidad de la demanda y las circunstancias internas o externas de la empresa.

Todo ello con el sentido o enfoque de una planificación que lleve a un flujo continuo vs picos en operaciones, ergonomía y economía en la manutención, estandarización de procesos y disminución de los costes de movimiento y almacenaje.Este sería el enfoque.

Como hemos visto en el post anterior (leer), la herramienta de implementación y control es el responsable del almacén y su equipo. Todo pasa por segmentar sus funciones y administrar la dedicación a cada una de ellas. Cuanto mas motivado esté el equipo y más estandarizadas las tareas, menos recursos y tiempo tendrán que ser invertidos, lo que llevará a una gestión del almacén más competitiva y eficaz.

Indicadores

Existen indicadores para todos los gustos, enfoque u objetivos, pero sin duda me quedo con el indicador del nivel de servicio, este indicador en si, está formado o es el resultado de otro indicadores relacionados con nuestra capacidad para entregar al cliente su pedido en las condiciones pactadas o asumidas y a que además, el cliente repita y lo haga con confianza. Es necesario que revisemos las incidencias, reclamaciones, devoluciones y demás sucesos, de manera global y particular; particular, para poder dar solución al problema concreto de un cliente en concreto y global para controlar y monitorizar el estado del nivel de servicio que ofrecemos, poder localizar fallos concretos o fallos que afectan procesos, familias de productos, zonas de envío, proveedores, distribución, embalajes, calidad de producto, atención al cliente, etc.

Espero que este análisis de la gestión del almacén y de la gestión logística, en estos tres artículos haya sido de tu interés.

No dudes en ponerte en contacto o visitar la web FPL Logística, si necesitas un apoyo directo y profesional.

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Director de FPL Logística

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Almacén, stock e inventario, bajo control 2ª.

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EL ALMACÉN Y EL  STOCK BAJO CONTROL Y EN MANOS ADECUADAS, UNA HERRAMIENTA DE SERVICIO.

Tomás, alguna vez te he hablado de él, es encargado de almacén en una empresa de distribución de material eléctrico, ocupa su tiempo entre la preparación de pedidos y la gestión del almacén. Tiene más de 1500 referencias y un programa de gestión anticuado, con todo ello saca a delante el trabajo todos los días. recordarás que el problema vino cuando en diciembre, al jefe de Tomás se le ocurrió la idea de hacer un inventario y entonces afloraron a la superficie una cantidad de problemas que permanecían ocultos y que tienen que ver con la diferencia entre las existencias reales y las teóricas, recogidas en el SGA de Tomás.

Ese día, Tomás comprendió que a demás de prestar atención a los pedidos, proveedores y al trabajo diario del almacén, tenia una asignatura pendiente: el inventario.

No es exclusivo de Tomás, los responsables de los almacenes en general tienden a centrar el grueso de su dedicación a operaciones que tienen que ver con el servicio de pedidos, Picking, expediciones, etc. Y en eso, parte de la responsabilidad recae en la dirección de la empresa, que presiona al almacén para que salgan los pedidos, provocando con esto que otras fases de la gestión del almacén queden en segundo plano, al centrar los esfuerzos en un ámbito en concreto.

Pero la gestión y el inventario, van más allá de el mero recuento de la mercancía. La mercancía tiene un valor y su manipulación genera unos costes para la empresa y este es otro aspecto del que no se debe sustraer el responsable del almacén. tiene que ser consciente de que el almacenaje genera unos costes y que en numerosas ocasiones, estos costes provocan verdaderas catástrofes financieras en las empresas.

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Vamos más allá de la simple gestión del almacén.

Pero aún tenemos que profundizar más en la gestión del stock. Como responsable de almacén, Tomás, tiene que ir más allá de inventariar el stock, ubicarlo y gestionarlo. Para lograr resultados eficientes en esta gestión debe conocer el comportamiento de cada producto y su relación con la gestión general del stock, de manera que tener conocimiento de cómo se comporta el producto le dará una baza muy importante para eliminar costes y elevar el nivel de servicio.

Conceptos como:

  • ¿Qué demanda tiene cada artículo? rotación, estacionalidad, cantidad de ventas, etc.
  • ¿En qué zona del ciclo de vida del producto, está cada referencia?
  • ¿Como se clasificaría ese producto, en función de su frecuencia de venta?

Aquí entramos en terrenos más profundos de la gestión y que pueden requerir la ayuda de un software de gestión, pero antes, debemos ser capaces de gestionar de manera óptima una almacén sin necesidad de la intervención de un SGA, ¿por qué? Un SGA no arregla almacenes desastrosos, eso lo tiene que hacer sus gestores. Un SGA más que arregla, mejora y potencia la gestión, que de por sí ya es correcta, es decir, primero una base sólida en gestión de almacén y después ponemos un SGA. Por que si “manualmente” no sabemos o podemos gestionar los stocks/inventarios, cuando pongamos un SGA, trasladaremos nuestra ineficacia y las deficiencias, al SGA; el resultado, nos hemos gastado una pasta en un software para que todo siga como está o peor aún.

Un SGA nos permitirá alcanzar un mayor grado de control sobre los inventarios y sobre el comportamiento de los mismos, y con todo ello, tomar decisiones. En estos casos recuerda que el inventario físico tiene que tener un indice de coincidencia del 100% con el inventario virtual, tanto de items totales como de artículos por cada referencia o clasificación escogida para la distribución, parece obvio, pero hay que recordarlo.

Mejorando la gestión

No es necesario, de momento, embarcarse en grandes desafíos de re-estructuración del almacén. Para mejorar en la gestión del día a día hay muchas cosas que podemos hacer y que no suponen grandes cambios, la mejora continua de la actividad en el almacenaje es sencillamente imprescindible si queremos lograr resultados que mejoren nuestro control sobre el inventario y el nivel de servicio que damos a nuestros clientes y a nosotros mismos.

Seguro que si hacemos un inventario descubriremos que no todo es lo que parece, que nuestro almacén está plagado de artículos descatalogados, obsoletos, devueltos, rotos o un sin fin de atributos que nada tiene que ver con la necesidad comercial de gestión y que está literalmente comiéndose el espacio y los beneficios, puedes empezar por ahí.

También están los sistemas de trabajo ¿cómo trabajamos? nuestra manera de hacer las cosas puede estar lastrando la eficacia, calidad y conformidad de las operaciones. Este es otro punto que podemos atacar, repasemos como hacemos nuestro trabajo, cómo intervenimos en cada proceso y cual sería la manera de mejorar todo esto.

Otro punto sobre el que podemos actuar es en la política de aprovisionamientos. La frecuencia con la que nuestros partners nos aprovisionan, probablemente sea la mejor opción para ellos pero no para nosotros. Si estudiamos cuales son nuestras necesidades reales de abastecimiento, es muy posible que podamos trazar un plan de aprovisionamiento con una mayor frecuencia de recepciones, esto nos acercará a aprovisionarnos solo cuando lo necesitemos y en la cantidad adecuada, lo que incidirá en el espacio de almacenamiento, manipulación y ahorro en general. En este caso, tenemos que tener en cuenta que el control sobre este sistema debe ser más estrecho ya que trabajaremos muy ajustados, por eso es bueno conocer perfectamente a nuestro proveedor y contar con su colaboración.

Para seguir hablando de mejoras, tenemos que entrar en la planificación de las operaciones y en la búsqueda de los indicadores que nos confirmen la buena marcha  o las correcciones de la misma. Pero eso lo veremos en la próxima entrega.

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Gracias por tu atención.

El almacén, stock e inventario, jose carlos gisbert, formación logística, fpl logístcaJose Carlos Gisbert

Director FPL Logística

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