Gestión del almacén. Guía de logística básica 9

Gestión del almacén en la empresa general

Tras unos meses de espera, bienvenidos de nuevo a la guía de logística básica.

Vamos a por ello y a por el almacén, eso que todas las empresas tienen pero no se atreven a enseñar.

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¿Qué es un almacén?

Podemos definir un almacén, como un espacio físico o virtual, por qué también se puede almacenar información, donde se acumulan de manera ordenada productos y mercancías, en espera de ser seleccionadas para su envío o utilización y que necesita una gestión del almacén estructurada.

Un almacén es un espacio necesario que cumple una función de localización y acumulación de mercancías en favor de poder servirlas a los clientes o a fábrica, evitando esperas gracias a la disposición de stocks, en los mismos. Cumplen una función de aprovisionamiento, que ya hemos visto, proporcionando seguridad gracias a la rápida disposición de stock.

Los almacenes tienen su parte positiva, que acabo de describirte, pero también su parte negativa y esta es la relacionada con los costes que generan. La mercancía almacenada no genera valor ninguno, por el contrario genera gastos de almacenaje y perdidas por daños, caducidad u obsolescencia y gestión de medios, personal e instalaciones.

¿Qué sentido tiene un almacén?

El echo de que no es posible definir exactamente la demanda del mercado o de la cadena de producción, ni tampoco librarse de los efectos colaterales del sector en el que trabajemos, obliga a mantener una determinada cantidad de mercancía almacenada para evitar fallos de suministro.

En muchas ocasiones, el aprovisionamiento de materia prima u otros tipos de mercancía suele hacerse aprovechando las ventajas de comprar volúmenes grandes, lo que obliga a almacenar en grandes cantidades.

En definitiva, el almacén y el almacenaje son necesarios pero a la vez no deseables, lo ideal es fabricar y vender sin tener que almacenar, pero eso es otro cantar.

Qué tipos de almacenes podemos encontrar

Los almacenes son tan variados como variada es la mercancía a almacenar.

Pero entre los más numerosos podemos encontrar:

  • Materias primas: En los primeros eslabones de la cadena de producción, madera, fundición, arenas, etc..
  • Materias semi elaboradas: el paso intermedio, bobinas de acero, sacos de plástico, etc.
  • Producto terminado: los más conocidos y numerosos.
  • Almacenes logísticos, reguladores, del transporte, de distribución.
  • De diseño convencional: con estanterías y muelles.
  • Automáticos: con la gestión de las mercancías automatizada.
  • Y muchos más… (te toca a ti buscarlos).

Stocks

En los almacenes se trabaja con Stocks.

Los stocks, representan las cantidades de mercancía que tenemos disponible en cada momento. Imagina que Pascual, jefe de almacén de Sartenes SA. tiene un almacén donde va posicionando las cajas de sartenes que le llegan de fábrica, además tiene almacenado un cargamento de mangos para sartenes que su jefe compró muy barato, un cargamento de tornillos y otro cargamento de planchas de acero en bruto para hacer sartenes (estamos viendo lo que se explica al principio del post ¿qué sentido tiene almacenar?).

En el caso de Pascual, ¿cuál será su stock?

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Como puedes ver en el gráfico, el stock es la cantidad de mercancía de cada clase, referencia o tipo que tenemos disponible, tanto en el almacén como fuera de el, puede ser que en fábrica también haya stock disponible. Tal y como hace Pascual, antes de enfadarse y hacer que el teléfono eche chispas, comprueba que hay existencias de manera feaciente y además tiene en cuenta lo que no está en el almacén.

¿Cómo se realiza la gestión del almacén?

Hay una serie de cosas que es imprescindible que conozcas antes de ponernos con la gestión del almacén:

  1. Siempre hay que dar de alta un producto, cuando llega al almacén.
  2. Siempre hay que dar de baja un producto, cuando sale del almacén, si no, nunca sabremos lo que tenemos.
  3. Siempre hay que advertir o introducir en el sistema, cualquier cambio de ubicación o incidencia con la mercancía.
  4. Las estanterías están para almacenar y el suelo para andar y no al revés, lo que se deja en el suelo depositado se olvida, rompe y pierde.
  5. La mercancía siempre bien embalada y mejor etiquetada, si a un golpe de vista puedes saber qué es y cuánto hay, todo será más fácil.
  6. Los inventarios están bien, pero mejor está advertir cuando se está acabando un producto.
  7. Todas las empresas tienen un sistema de almacenamiento, es necesario conocerlo y seguir sus instrucciones.
  8. La comunicación con el resto de departamentos es la base de la coordinación, sin coordinación el almacén se convierte en el depósito de todos.
  9. Un almacén limpio y ordenado es una almacén, lo demás no son almacenes son acumuladores de trastos.
  10. Un almacén se respeta, no se ignora o se deja como la última instalación que no merece nada. Una empresa que cuida el almacén es una empresa coherente.

Ahora que ya sabemos que hacer y como tratar la gestión del almacén y  su mercancía, vamos a gestionar.

La gestión de stocks tiene como objetivo controlar, contabilizar y optimizar el movimiento de mercancías de un almacén.

Pascual, hace algunos años, le restaba importancia al tema de contabilizar las entradas y salidas de mercancía, muchas veces llegaban a sus instalaciones el producto terminado de fábrica y se limitaba a colocarlo donde tenia sitio, también se le olvidaba apuntar cuantas cajas entraban de cada referencia y conforme le llegaban los pedidos iba preparándolos hasta que se daba cuenta de que ya no le quedaban más cajas. Eran tiempos de crisis y había poca faena, así que Pascual capeaba el temporal, hasta que los pedidos regresaron y entonces nuestro amigo entro en pánico, cuando se dio cuenta de que no tenía ni idea de cuanta mercancía tenía, mientras producción, sus clientes, la dirección y los comerciales le apretaban por todos lados, pobre Pascual, si hubiera contabilizado las entradas y salidas, si hubiera posicionado de manera ordenada y atendiendo a unos critérios la mercancía, si hubiese llevado un control diario y mediante un Excel de su actividad, ahora no tendría que quedarse durante una semana hasta las 12 de la noche haciendo inventario. Se entiende verdad…

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Ahora que ya sabemos lo que es la gestión de stocks y para que sirve, ¿Cómo se hace?

Pascual hizo un curso de Excel aplicado a la gestión de stocks y gestión del almacén y se ha convertido en un verdadero fiera de la gestión. Ciertamente esta es una herramienta muy común que requiere un cierto entrenamiento, pero que funciona de maravilla. Sus posibilidades de adaptación y configuración dependen de las manos que lo gestionen, así que la formación en Excel y el el paquete Office en general es la que marca la diferencia, ya sabes lo próximo que tienes que estudiar.

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Por otro lado encontramos el apoyo informático, programas específicos como los SGA, ERP, SAP, etc. son herramientas que pueden integrar la función de gestión de stocks y la gestión del almacén, entre otras muchas, son sistemas imprescindibles en empresas donde se manejen miles de referencias o empresas con esta concepción informatizada de la gestión.

Como ves el almacén y la gestión del almacén van de la mano. Si tenemos un almacén, hay que gestionarlo, tanto a nivel gestión de stocks, como a nivel de gestión de las actividades, personas y recursos adscritos al mismos, es una tarea complicada pero necesaria, si quieres hacer mejoras es imprescindible que contemples todo este conjunto de factores, ya que están todos inter-relacionados, al igual que la cadena logística, como vimos y la relación entre los departamentos de las empresas, aquí te lo explico.

Nos volvemos a ver en la próxima entrega.

¡Gracias por seguirme y si te ha gustado compártelo y que ayude a cuantos más mejor!

Jose Carlos Gisbert    

 

Director y formador en FPL Logística.com

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Gestión del almacén, planificación y mejoras. 3º

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Gestión del almacén: vamos a planificar y mejorar, para luego comprobar los resultados.

En el anterior post sobre gestión del almacén y la implicación de los responsables, quedó claro el importante papel que juega esta figura y el hecho de que, en muchas ocasiones, el responsable de un almacén prioriza las tareas sobre la gestión, es más importante, en ocasiones, completar las operaciones diarias, que el almacén funcione y los pedidos salgan, sobre la gestión del stock y su influencia sobre los costes. La gestión del almacén implica el punto de vista operacional y el control técnico de las cifras que arroja.

En este post sobre la gestión del almacén, vamos a ver la planificación de las operaciones, entre otras cosas muy útiles.

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Manutención y manipulación del almacén y las mercancías.

Las operaciones que se realizan dentro de un almacén, son procesos que requieren de tiempo, recursos y esfuerzo, es decir que se alimentan de los recursos disponibles. Si estos recursos no son suficientes o no están bien equilibrados , las operaciones se van a desvirtuar, encontrándonos con un takt time excesivamente largo, desviaciones en el control de stocks, daños en las mercancías o problemas de índole laboral con los trabajadores.

Para que nuestros recursos estén equilibrados, tendremos que observar y controlar cómo se realizan las distintas operaciones y cómo se maneja el personal con ellas. Atendiendo a las siguientes recomendaciones:

  • En la gestión del almacén, tareas como la carga/descarga de mercancías, ubicación, picking y sus indicadores, consolidación/des-consolidación, y la manipulación manual o mecánica en general, deben ser un punto de atención constante. El deterioro de las mercancías debido al trabajo en malas condiciones, los tiempos excesivos en la preparación de pedidos o los re-trabajos serán nuestros objetivos a mejorar.
  • La plantilla debe responder a las exigencias del trabajo con capacidad de adaptación y flexibilidad. Lo ideal es que todos los trabajadores sepan hacer de manera correcta, todas las operaciones, de manera que la reducción de personal por cualquier motivo no sea un impedimento para mantener la normalidad. Una buena opción es formar a los empleados y estandarizar los procesos de manera que si contratamos personal, la curva de aprendizaje se acorte lo máximo posible.
  • Si de la gestión del stock hablamos, te remito al primer post de esta serie, aquí. En la gestión del stock intervienen las personas, que realizando su actividad de manera estandarizada y continuada contribuyen a disminuir el error y a facilitar que la diferencia entre el stock físico y el teórico sea mínima.

Planificación en la gestión del almacén.

Hablar de gestión del almacén es hablar de gestión de stocks y esta, no se puede concebir sin una buena previsión de la demanda.

Por lo tanto, una de las primeras operaciones que debemos planificar es la de gestionar los stocks según la previsión que tengamos o que nos hayan pasado, junto a la previsión de la demanda deberíamos poder comprobar con el área de producción el cumplimiento de dicha previsión para no encontrarnos con sorpresas y ver posibles incidencias que puedan afectar a la logística.

En torno a la demanda, hay que mirar hacia la variabilidad de la misma, seguro que te has oido hablar del famoso efecto látigo o “bullwhip effect” en la cadena de suministros, también podemos hablar de la estacionalidad de nuestros productos o de las campañas y nuestra incapacidad para prever el comportamiento del cliente. Todo ello me hace reflexionar sobre un indicador: los picos de demanda. Es posible que podamos prever la demanda de una manera general o que tengamos claro que si somos estacionales debemos ser consecuentes con ello. Hasta donde podemos controlar y anticipar, podemos plantear soluciones pero que pasa con lo que no podemos controlar, con lo que aparece de repente como un Tsunami.

La pregunta es: ¿está nuestra organización preparada para absorber estas contingencias? dentro de la planificación de las operaciones debemos reservar un espacio para ello, si o si, podemos llamarlo plan de choque, plan “b” o como quieras, pero tener claro lo que tenemos que hacer en estos caso ayuda bastante a capear el temporal y a alcanzar un nivel en el que el ruido externo no nos afecte. .

Por otro lado, y en el día a día, debemos tener claros cuales son nuestros sistemas de trabajo y cual es el flow de mercancías: habitual, concreto y excepcional; todo ello para planificar las operaciones en función de estos parámetros: sistemas de trabajo, flujo de mercancías y recursos disponibles. Estos parámetros serán afectados por la variabilidad de la demanda y las circunstancias internas o externas de la empresa.

Todo ello con el sentido o enfoque de una planificación que lleve a un flujo continuo vs picos en operaciones, ergonomía y economía en la manutención, estandarización de procesos y disminución de los costes de movimiento y almacenaje.Este sería el enfoque.

Como hemos visto en el post anterior (leer), la herramienta de implementación y control es el responsable del almacén y su equipo. Todo pasa por segmentar sus funciones y administrar la dedicación a cada una de ellas. Cuanto mas motivado esté el equipo y más estandarizadas las tareas, menos recursos y tiempo tendrán que ser invertidos, lo que llevará a una gestión del almacén más competitiva y eficaz.

Indicadores

Existen indicadores para todos los gustos, enfoque u objetivos, pero sin duda me quedo con el indicador del nivel de servicio, este indicador en si, está formado o es el resultado de otro indicadores relacionados con nuestra capacidad para entregar al cliente su pedido en las condiciones pactadas o asumidas y a que además, el cliente repita y lo haga con confianza. Es necesario que revisemos las incidencias, reclamaciones, devoluciones y demás sucesos, de manera global y particular; particular, para poder dar solución al problema concreto de un cliente en concreto y global para controlar y monitorizar el estado del nivel de servicio que ofrecemos, poder localizar fallos concretos o fallos que afectan procesos, familias de productos, zonas de envío, proveedores, distribución, embalajes, calidad de producto, atención al cliente, etc.

Espero que este análisis de la gestión del almacén y de la gestión logística, en estos tres artículos haya sido de tu interés.

No dudes en ponerte en contacto o visitar la web FPL Logística, si necesitas un apoyo directo y profesional.

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Director de FPL Logística

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Almacén, stock e inventario, bajo control 2ª.

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EL ALMACÉN Y EL  STOCK BAJO CONTROL Y EN MANOS ADECUADAS, UNA HERRAMIENTA DE SERVICIO.

Tomás, alguna vez te he hablado de él, es encargado de almacén en una empresa de distribución de material eléctrico, ocupa su tiempo entre la preparación de pedidos y la gestión del almacén. Tiene más de 1500 referencias y un programa de gestión anticuado, con todo ello saca a delante el trabajo todos los días. recordarás que el problema vino cuando en diciembre, al jefe de Tomás se le ocurrió la idea de hacer un inventario y entonces afloraron a la superficie una cantidad de problemas que permanecían ocultos y que tienen que ver con la diferencia entre las existencias reales y las teóricas, recogidas en el SGA de Tomás.

Ese día, Tomás comprendió que a demás de prestar atención a los pedidos, proveedores y al trabajo diario del almacén, tenia una asignatura pendiente: el inventario.

No es exclusivo de Tomás, los responsables de los almacenes en general tienden a centrar el grueso de su dedicación a operaciones que tienen que ver con el servicio de pedidos, Picking, expediciones, etc. Y en eso, parte de la responsabilidad recae en la dirección de la empresa, que presiona al almacén para que salgan los pedidos, provocando con esto que otras fases de la gestión del almacén queden en segundo plano, al centrar los esfuerzos en un ámbito en concreto.

Pero la gestión y el inventario, van más allá de el mero recuento de la mercancía. La mercancía tiene un valor y su manipulación genera unos costes para la empresa y este es otro aspecto del que no se debe sustraer el responsable del almacén. tiene que ser consciente de que el almacenaje genera unos costes y que en numerosas ocasiones, estos costes provocan verdaderas catástrofes financieras en las empresas.

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Vamos más allá de la simple gestión del almacén.

Pero aún tenemos que profundizar más en la gestión del stock. Como responsable de almacén, Tomás, tiene que ir más allá de inventariar el stock, ubicarlo y gestionarlo. Para lograr resultados eficientes en esta gestión debe conocer el comportamiento de cada producto y su relación con la gestión general del stock, de manera que tener conocimiento de cómo se comporta el producto le dará una baza muy importante para eliminar costes y elevar el nivel de servicio.

Conceptos como:

  • ¿Qué demanda tiene cada artículo? rotación, estacionalidad, cantidad de ventas, etc.
  • ¿En qué zona del ciclo de vida del producto, está cada referencia?
  • ¿Como se clasificaría ese producto, en función de su frecuencia de venta?

Aquí entramos en terrenos más profundos de la gestión y que pueden requerir la ayuda de un software de gestión, pero antes, debemos ser capaces de gestionar de manera óptima una almacén sin necesidad de la intervención de un SGA, ¿por qué? Un SGA no arregla almacenes desastrosos, eso lo tiene que hacer sus gestores. Un SGA más que arregla, mejora y potencia la gestión, que de por sí ya es correcta, es decir, primero una base sólida en gestión de almacén y después ponemos un SGA. Por que si “manualmente” no sabemos o podemos gestionar los stocks/inventarios, cuando pongamos un SGA, trasladaremos nuestra ineficacia y las deficiencias, al SGA; el resultado, nos hemos gastado una pasta en un software para que todo siga como está o peor aún.

Un SGA nos permitirá alcanzar un mayor grado de control sobre los inventarios y sobre el comportamiento de los mismos, y con todo ello, tomar decisiones. En estos casos recuerda que el inventario físico tiene que tener un indice de coincidencia del 100% con el inventario virtual, tanto de items totales como de artículos por cada referencia o clasificación escogida para la distribución, parece obvio, pero hay que recordarlo.

Mejorando la gestión

No es necesario, de momento, embarcarse en grandes desafíos de re-estructuración del almacén. Para mejorar en la gestión del día a día hay muchas cosas que podemos hacer y que no suponen grandes cambios, la mejora continua de la actividad en el almacenaje es sencillamente imprescindible si queremos lograr resultados que mejoren nuestro control sobre el inventario y el nivel de servicio que damos a nuestros clientes y a nosotros mismos.

Seguro que si hacemos un inventario descubriremos que no todo es lo que parece, que nuestro almacén está plagado de artículos descatalogados, obsoletos, devueltos, rotos o un sin fin de atributos que nada tiene que ver con la necesidad comercial de gestión y que está literalmente comiéndose el espacio y los beneficios, puedes empezar por ahí.

También están los sistemas de trabajo ¿cómo trabajamos? nuestra manera de hacer las cosas puede estar lastrando la eficacia, calidad y conformidad de las operaciones. Este es otro punto que podemos atacar, repasemos como hacemos nuestro trabajo, cómo intervenimos en cada proceso y cual sería la manera de mejorar todo esto.

Otro punto sobre el que podemos actuar es en la política de aprovisionamientos. La frecuencia con la que nuestros partners nos aprovisionan, probablemente sea la mejor opción para ellos pero no para nosotros. Si estudiamos cuales son nuestras necesidades reales de abastecimiento, es muy posible que podamos trazar un plan de aprovisionamiento con una mayor frecuencia de recepciones, esto nos acercará a aprovisionarnos solo cuando lo necesitemos y en la cantidad adecuada, lo que incidirá en el espacio de almacenamiento, manipulación y ahorro en general. En este caso, tenemos que tener en cuenta que el control sobre este sistema debe ser más estrecho ya que trabajaremos muy ajustados, por eso es bueno conocer perfectamente a nuestro proveedor y contar con su colaboración.

Para seguir hablando de mejoras, tenemos que entrar en la planificación de las operaciones y en la búsqueda de los indicadores que nos confirmen la buena marcha  o las correcciones de la misma. Pero eso lo veremos en la próxima entrega.

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Gracias por tu atención.

El almacén, stock e inventario, jose carlos gisbert, formación logística, fpl logístcaJose Carlos Gisbert

Director FPL Logística

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El almacén y el stock al servicio del cliente, con fundamento 1ª.

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El almacén y el stock al servicio del cliente, pero con cabeza y controlando los costes.

1ª parte

El almacén será tu salvación o tu lastre.

Cualquier empresa que se precie, tiene un almacén. Grande o pequeño, el almacén es el salvavidas de la empresa o más bien… del departamento comercial.

En muchas ocasiones consideramos al almacén como un contenedor de mercancías, una instalación, que en el mejor de los casos estará informatizada y correctamente gestionada o en el peor será una nave acondicionada de cualquier manera donde las mercancías se amontonarán por todas partes. Esto dependerá de la visión que tenga la dirección de la empresa sobre lo que es un almacén y para que sirve; y por lo tanto la inversión a realizar en instalaciones, personal cualificado y medios, estará directamente relacionada con la importancia del mismo en la gestión general de la empresa.

Por desgracia, el almacén, su personal y los medios no siempre están considerados como un sector estratégico de la empresa, ese honor se lo reservan a producción u a otros departamentos, dependiendo del tipo de negocio.

Pero con el almacenamiento conviven una serie de procesos que juntos suponen alrededor del 80% de los recursos de algunas empresas. Resulta sorprendente que una de las partes de la empresa que más recursos consume sea la menos optimizada, tendría que hacernos reflexionar ¿Cómo lo estamos haciendo?

Repasemos que supone un almacén y el stock, para la operativa de cualquier empresa.

En el almacén:

  • Se recepcionan las mercancías, tanto de materias primas, como compras, provisiones, etc.
  • Se almacenan, en las condiciones adecuadas de conservación, seguridad y ubicación.
  • Se recogen, ubican y manipulan, los productos terminados que vendemos al cliente.
  • Se lleva a cabo el control administrativo de “todas” repito “todas” las entradas y salidas de materiales y productos que son el negocio y la fuente de ingresos de la empresa.
  • En el almacén, que es donde físicamente están las mercancías, se convierte en real la previsión de la demanda, el nivel de stock y el resto de KPI’s que andamos locos buscando.
  • Etc.

Todo esto ya lo conocemos, seguro que tu sabes perfectamente lo que pasa en tu almacén y la importancia que tiene, pero no está de más recordar que del almacén salen las mercancías hacia el cliente, es la última frontera, el último eslabón sobre el que tenemos control directo y nuestra última oportunidad de bordar un buen trabajo, seguro que merece la pena darle la importancia que tiene.

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Sabemos cual es el objeto de un almacén, ahora por el objetivo!

La complejidad de la cadena de suministro busca hacer fluir las mercancías y la información a través de una serie de procesos, que varían según el tipo de empresa y su negocio, tanto la gestión del stock, previsión de la demanda, almacenaje, distribución o la acción comercial, entre otros, se fijan en virtud de unos parámetros básicos:

  1. Nivel de servicio.
  2. Reducción de costes.

Antes he nombrado tres aspectos básicos en la gestión de un almacén: las instalaciones o el espacio, las personas y los medios de manutención. Estos tres elementos son necesarios para realizar día a día las operaciones propias del almacenaje, como:

Si queremos lograr un nivel de servicio y una optimización de los costes, debemos buscar el equilibrio entre estos tres elementos: instalaciones, personas y medios.

Las instalaciones, son el espacio de almacenamiento y su correcto aprovechamiento, no solo en la cantidad de mercancía que podemos almacenar si no también en la seguridad y custodia de las mercancías, el estado de los sistemas de almacenaje, la accesibilidad y la movilidad por todo el almacén y su correcta distribución.

Las personas, su preparación, formación y capacidad de trabajo, implicación y motivación. El numero necesario acorde con las operaciones, su organización y liderazgo.

Los medios de manutención. Que sean los adecuados, en número adecuado y tecnología correspondiente, que estén en condiciones de trabajo y bien mantenidos.

Pero todo esto ya lo sabemos, se ha escrito mucho a cerca de estos factores y si usamos el sentido común hasta salen solos. Vamos a ir un poco más allá.

La importancia de gestionar los stocks es innegable, pero que son los stocks en realidad.

Los stocks son una acumulación de mercancías en un almacén, en espera de ser distribuidas. Los acumulamos por que queremos dar servicio al cliente o por que producción no se puede quedar parada o por que tenemos un negocio que se basa en la temporalidad o por la razón que cada uno tenga, la cuestión es que los acumulamos y esto supone que debemos conocer exactamente qué, donde y cuanto tenemos, es decir, debemos tener inventariado el stock y no es lo mismo gestionar el stock que tenerlo inventariado. Es básico conocer el inventario si queremos manejar parámetros como el stock de seguridad, stock medio, etc. Nos tienen que cuadrar las entradas y salidas y el stock depositado o los obsoletos y para ello es necesario un buen inventario.

Por otro lado, el inventario y la gestión de los stocks, nos permitirán conocer una serie de aspectos como:

  • La rotación de los artículos.
  • El estado de ciclo de vida del producto y sus previsiones.
  • La configuración de los pedidos y su comportamiento.

Tener conocimiento de estos parámetros nos permitirá disponer de una información muy valiosa, que podemos aplicar en la mejora de la gestión del espacio, las personas o los medios de manutención.

Otro factor fundamental en todo esto, es la implicación de las personas en estas gestiones. La labor de mantener el nivel de servicio y los costes a raya, evaluando el inventario y gestionando stocks, medios, espacio y personas, debe ser compartida por la dirección de la empresa y el responsable del almacén; este último tiene que ampliar su campo de gestión y ser consciente de los costes que se generan por no profundizar en la gestión del almacén. Lo hemos comentado al principio, el almacén en ocasiones se convierte en un mero contenedor y da la impresión de que lo más importante es preparar la mercancía y moverla, olvidando que la gestión profunda y el control sobre lo que tenemos y que pasa con ello, es también una operación en sí. El responsable del almacén es el primero que debe abrir la óptica de su gestión y dar el paso hacia la optimización desde el control.

La semana que viene continuamos.

En el próximo artículo seguiremos abordando cómo lograr el equilibrio entre servicio y costes.

¡Te espero la semana que viene !

Jose Carlos Gisbert linkedin jose carlos gisbert

Director de FPL Logística

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Implantación de lean en la empresa y en las personas.

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Claves de la implantación de lean en la empresa

Desde la base hasta las altas esferas, todo es implicación y tenacidad en el método… y vaya como funciona !!

No hace mucho tiempo, estuve visitando Royo Group empresa líder en el sector de la fabricación de mueble de baño. Nos acompañó su Director de logística, Javier Padrós,  que nos describió la experiencia y resultados de la implantación Lean en toda su cadena de suministro y no es para menos, tengo que decir que el esfuerzo de esta implantación fue más que importante, tras 5 años de planificación e implantación los resultados que tuve la oportunidad de comprobar fueron y son espectaculares, desde luego el proyecto era y sigue siendo, porque el lean es mejora continua, enorme pero sin duda merece la pena.

La importancia que dio Javier Padrós a la implicación y al factor humano en la implantación de lean, me dio pie a redactar este post, gracias Javier.

Pero no todos los proyectos de implantación de lean en la empresa son de este calado, la mayoría constituyen pequeños proyectos o mejoras que van abriendo camino hacia la implantación de lean en general.

A la hora de implantar lean siempre debemos entender que pocas veces se llevará a cabo en las condiciones en las que sería deseable o que están alineadas con la filosofía y reglas de implantación.

Estas reglas están enfocadas en realizar un cambio total de política de empresa, es decir, olvidar el sistema actual de funcionamiento y trabajar con el nuevo. Esto exige un esfuerzo enorme y lo que es más difícil, un cambio de sistema de trabajo y filosofía de empresa y esto, no todo el mundo está dispuesto ni preparado para hacerlo.

Esta circunstancia provoca que la implantación no sea tan profunda como sería deseable y que la alineación con la filosofía lean no sea completa, pero con esto tenemos que trabajar así que asumimos que, como nos enseña la filosofía lean, la mejora continua se da también en pequeños pasos y esto no debe apartarnos de la implantación de lean en la empresa.

 

Cómo enfocar la implantación de lean en la empresa.

 

Par determinar una estrategia de implantación de lean en la empresa, debemos considerar estos factores básicos, ellos nos ayudarán a construir una base sólida sobre la que asentar nuestro proyecto lean.

  1. La filosofía.
  2. Las personas.
  3. El método.

 

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Como puedes ver en la imagen, he determinado un modelo de pirámide sencillo poniendo en su base el concepto de filosofía como apoyo a toda la construcción. A continuación aparecen, en el siguiente nivel, las personas implicadas bajo el proyecto y por último, los métodos o herramientas para construirlo y mantenerlo.

 

Vamos a ponernos manos a la obra.

 

  1. La filosofía.

No es lo mismo la filosofía de un proyecto que sus principios o aplicaciones. En lean, cuando hablamos de filosofía nos referimos a la manera particular de entender lo que significa ser o hacer lean, a la motivación diaria por mejorar, a la creencia en que las herramientas son las mejores que se pueden utilizar, a la convicción de que el camino que seguimos nos llevará al desarrollo si lo seguimos de manera adecuada, a resolver los problemas y mantener los estándares independientemente de lo que ocurra fuera, a creer en lo que hacemos y que esto nos llevará al éxito personal y empresarial, a ser capaces de tomar partido y trabajar en equipo, tener iniciativa y empuje para cambiar las cosas.

En el entorno de la empresa es básico que los trabajadores entiendan y hagan suya esta filosofía de mejora continua, sin ellos el cambio sencillamente no es posible. Podemos imponer unas normas o procedimientos pero esta no es la manera lean de hacer lean. El trabajador debe confiar en el método y para ello tiene que ser el protagonista, debe ser su herramienta diaria de trabajo, en la que confía y se apoya.

Los cambios que se realizarán no deben ser entendidos por los trabajadores como una estrategia en su contra, que les restara ganancias o que estará encaminada a reducir el personal o a que se sientan amenazados, en este sentido hay que hacer una labor de comunicación y motivación especial.

(Este manual : Implantación de la formación en l empresa, te puede ayudar a tener éxito en este sentido, descárgatelo gratuitamente en nuestra web: www.fpl-logistica.com , entra, espera a que parezca la ventana de descarga y ya es tuyo, no olvides recorrer nuestra web)

 

  1. Las personas.

Son el corazón del lean. Como te he comentado antes, es básico que los trabajadores asuman como propia la metodología. El lean tiene que ser su herramienta de trabajo, con la que pueden:

  • Implicarse y tomar decisiones sobre su trabajo.
  • Trabajar en equipo hablando un mismo idioma de gestión independientemente de cuál sea el departamento.
  • Tener un lugar específico donde acudir en busca de soluciones estandarizadas, procesos y sistemas para hacer las cosas.

Así mismo, las decisiones que se tomen en dirección para cambiar o diseñar procesos, deben contar con la complicidad de los trabajadores. Esto es así de sencillo y de rotundo: ¿Quién está todos los días a pie de maquina trabajando en contacto directo con los procesos? ¿Quién conoce mejor que nadie (ingenieros, directivos, proyect mng, dirección) el funcionamiento y los problemas derivados del trabajo diario? ¿Quién tiene que poner en práctica las ideas que vienen de arriba? ¿Quién hace el trabajo en las trincheras? La respuesta es fácil: El trabajador.

No creo que sea una buena idea excluirlo de nuestros planes, seguro que si le consultamos será todo más fácil y si además lo formamos en la filosofía y metodología lean, su desarrollo, el de la empresa y el de los proyectos será más rápido, eficaz y tendremos menos problemas que solucionar.

 

  1. El método.

El sistema o metodología lean tiene sus propias herramientas, seguro que has oído hablar de términos como: Six Sigma, TPS (sistema de producción Toyota), A3, Lean manufacturing, etc.

Ciertamente, el método lean posee una variedad de herramientas de gestión y mejora que son aplicables a los diferentes procesos o sistemas de gestión en la empresa.

Hay herramientas muy concretas, como por ejemplo: TPM (mantenimiento total), SMED (preparación y cambio de herramientas). Que son de aplicación en producción, talleres, etc.

Otras herramientas, como por ejemplo: A3 (resolución de problemas), Kamban (gestión visual de inventarios), kaizen (visita física al proceso), etc. que son de aplicación a cualquier ámbito de la empresa independientemente del sector al que pertenezca.

Esta es precisamente una de las mayores virtudes del método, que es aplicable a todas las empresas; se puede hacer lean en un bar, en una farmacia, en una empresa de fabricación de tapones o en una multinacional estratosférica.

Esto te debe servir de motivación para encender tu curiosidad por saber más acerca del lean y a imaginar cómo puede ayudar a tu empresa y a tu día a día.

Si comprendes e interiorizas la filosofía, implicas a las personas y haces que hagan suya la filosofía , el método y las herramientas y aplicas con constancia y esfuerzo estas últimas, tienes una gran parte del camino construido.

El lean se construye día a día, es un proceso de mejora continua que nunca deja de alimentarse con nuevos retos, problemas, procesos, mejoras, diseña, ideas. En esto y en todo, FPL Logística puede ayudarte, formar a tu equipo o asesorarte, si así lo requieres.

 

Pero al final de la jugada, debemos preguntarnos:

¿Por qué hacer lean?

Se te pueden ocurrir un sin fin de respuestas: mejorar tiempos, más productividad, menos errores, ahorro, bajar costes, proyectos, etc.

Pero eso no es el fin último de la implantación de lean en la empresa y en las personas, todo eso está bien y nos hará más fuertes, competitivos o lo que quiera que sea, pero qué pasa si nuestros clientes no se benefician de las mejoras:

“La metodología lean tiene como objetivo el enfoque al cliente.”

Las mejoras tiene un objetivo: clientes satisfechos, que ponen su confianza en lo que hacemos y que lo que hacemos, lo hacemos para que ellos confíen en nosotros, nos elijan y sean los impulsores de los cambios, que implementaremos con la metodología lean.

Recuerda:

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Espero que este post haya contribuido a encender tu curiosidad sobre estos métodos y sirva para mejorar , si decides implantarlos, los procesos y la marcha diaria de la empresa, así mismo si eres un currante, fórmate, no lo dudes.

 
Jose Carlos Gisbert

linkedin jose carlos gisbert

Director de FPL Logístistica

www.fpl-logistica.com

Referencias:

Royo Group


 

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Jose carlos Gisbert  

Director, consultor y formador.

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