Soluciones Lean: Resolución de problemas, a por la causa raíz.

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Resolución de problemas en la logística con metodología Lean

Esta frase puede parecer exagerada o excesivamente negativa, pero… Es o no es así. Todos los días nos enfrentamos a todo tipo de retos dentro de la cadena logística, desde problemas con proveedores que nos impiden fabricar con normalidad, pasando por incidencias en la gestión de la mercancía, transporte o distribución y llegando a la resolución de las quejas de nuestros clientes, cada día es un reto.

Los problemas se pueden presentar en cualquier eslabón de la cadena y constituyen una serie de costes tanto materiales como operativos, que es necesario eliminar, pero cómo.

No vamos a hundirnos en un mar de problemas, vamos a crear oportunidades de mejora con cada problema que se nos presente, esa es la idea de este post y del que lo escribe. Los problemas son oportunidades que se nos muestran para darnos la opción de mejorar, para que tomemos el camino de la eliminación del problema y no de la ocultación bajo parches temporales poco operativos.

Industrias Fuera Borda sl. (IFB)

IFB es una empresa familiar que se dedica a la fabricación a medida y a la reparación de motores fuera borda para pequeños botes. Su negocio está enfocado a pescadores y botes de recreo que utilizan motores de este tipo, su clientela es un usuario habitual de estos barcos y el trato directo con el cliente es esencial para la marcha del negocio.

En sus instalaciones disponen de varios tipos de máquinas para la fabricación de piezas de motores y un taller de montaje y reparación, a parte de tienda de repuestos.

Una de las mayores preocupaciones de Gonzalo, el propietario, es el constante goteo de averías en casi todas sus máquinas. Su equipo, formado por dos de sus hijos, un jefe de taller que lleva 20 años en la empresa y cinco mecánicos, son los usuarios habituales de la maquinaria, reportando una media de 2 averías al mes. Es obvio que las constantes averías repercuten el los ritmos de fabricación, plazos de entrega, resolución de averías y finalmente son la causa del descontento de sus clientes.

Como podemos observar, IBF tiene un serio problema de fiabilidad en sus maquinas.

Hagámoslo sencillo.

Se podría decir que IBF es una empresa candidata a una transformación Lean en toda regla y de hecho lo es, pero en esta ocasión vamos a centrarnos en lo sencillo y ya tendremos tiempo y oportunidad de complicarnos las cosas.

Vamos a tomar dos enfoques de solución del problema:

  1. Medidas de contención.
  2. Solución de la causa del problema.

1. Medidas de contención: Son las medidas enfocadas en encontrar una solución inmediata al problema, con la clara intención de que este, afecte en la menor medida posible a nuestros clientes y a nuestro funcionamiento. Son las medidas que se toman para dar una solución que, a la larga, se muestra ineficaz por el hecho de que no soluciona el problema, si no que lo aplaza o lo condena a repetirse hasta un final traumático.

Estas medidas, las más habituales, son muy a menudo consideradas como la solución formal y se toman como tales. En ocasiones hasta tendemos a poner la diana sobre el solucionador, en este caso sería al mecánico que arregla la máquina, haciéndole responsable de una reparación incorrecta, sin haber estudiado antes cual es la causa raíz del problema.

Manos a la obra !

Vamos a intentar ayudar a Gonzalo y a su equipo, con el objetivo de reducir los problemas de fiabilidad de sus maquinas y de paso, si podemos mejorar algún proceso más, adelante.

2. Solución de la causa del problema.

En esta ocasión vamos a utilizar dos técnicas íntimamente relacionadas con la metodología Lean: Las 5W y Los 5 ¿Por qué?

No son técnicas muy complejas, aunque se pueden complicar en ocasiones, son perfectamente asequibles para un equipo básico y conllevan un alto nivel de participación directa. Se llevarán a cabo de una manera estructurada y con el objetivo de encontrar la causa raíz del problema.

Las 5W tratan de lograr una descripción ordenada del problema y de manera detallada conocer los condicionantes que han sido observados al producirse, con este método conseguimos tener una base lo más cercana a la realidad de lo que físicamente ha ocurrido, sobre la que nos preguntaremos:

Los 5 ¿por qué? Aquí es donde haremos minería de causas y efectos, qué a causado el problema y por qué. Profundizaremos en el por qué hasta encontrar la causa raíz del problema y es ahí donde empezaremos a planificar la solución, que objetivamente, nos llevará a la resolución definitiva del problema.

Iniciamos con el equipo de Gonzalo el análisis del problema, ya sea por qué ha ocurrido en el pasado o por que acaba de suceder. Es aquí donde debemos tomar conciencia de solucionar el problema e ir más allá de la acción de contención.

Vamos con la descripción del problema (5W):

Quién: Luís, del taller de producción de piezas, detectó el problema con la maquina que manejaba.

Qué: La máquina afectada es la nº 3 fabricación de carburadores, de la cadena de producción de motores.

Dónde: El problema se detecto en el cuadro de señales de la maquina, que controla la temperatura del motor y los ejes de rotación.

Cuándo: El martes por la mañana, a las 12:30.

Por qué: Es un problema por que la cadena de fabricación de motores se detiene si no funciona esta máquina , ya que fabrica piezas esenciales.

Esto, en teoría, ya lo sabemos. Es decir, sabemos perfectamente a quién y qué ha ocurrido, pero nos sería muy beneficioso ponerlo sobre papel y de manera ordenada, para obtener un visión objetiva del problema. Ahora que ya sabemos de manera exacta y ordenada a quien le ha ocurrido el problema, qué, dónde, cuándo y por qué, podemos empezar a estudiar cual ha sido la causa raíz del problema, con el objetivo de que no se vuelva a repetir.

Minería de búsqueda de soluciones (5PQ):

Luís estaba trabajando con la máquina nº 3, el martes pasado, cuando a las 12:30 am se encendió la luz roja que indica un sobrecalentamiento, la máquina se paró y tuvieron que llamar al servicio técnico para volver a ponerla en marcha (solución de contención habitual). Este hecho se suele dar muy a menudo con casi todas las máquinas.

¿Por qué se paró la máquina?

Por que se encendió la luz roja y se activó la parada de seguridad.

¿Por qué se encendió la luz roja?

Por que se recalienta el motor y salta el relé de parada.

¿Por qué se recalienta el motor?

Por que trabaja a muchas revoluciones , tiene muchos años y necesita mucho engrase.

Aquí llegamos a dos posibles soluciones, tenemos una bifurcación de caminos:

  1. Máquinas viejas: ¿las sustituimos?
  2. Mucho engrase necesario: ¿se cumplen las especificaciones del fabricante sobre el engrase? ⇒

En este caso y por razones económicas vamos a optar por el segundo camino:

Si necesita mucho engrase, ¿por qué no se engrasa de manera adecuada?

Por que cada vez coge uno la máquina y nadie se encarga de engrasarla.

¿Por qué nadie se acuerda de engrasarla?

Por que muchos no conocen cómo se hace o cada cuanto tiempo hay que hacerlo.

¿Por qué no se conocen estas especificaciones?

Por que no se ha formado al personal, ni se ha diseñado un calendario de mantenimiento.

Yo creo que aquí podemos parar. Si formamos al personal en el uso y mantenimiento de la maquinaria y diseñamos unos calendario u hojas de mantenimiento ¿solucionaremos la causa raíz del problema? En principio sí, con un personal formado y comprometido, un sistema visual y sencillo de seguimiento del engrase y demás opciones de mantenimiento podremos reducir drásticamente las paradas y averías.

Una vez llegados a esta conclusión, tenemos que montar la estrategia de formación y mantenimiento, ponerla en marcha y comprobar los resultados. Si estos resultados son positivos, entonces estandarizaremos la medida para ser aplicada de forma continua y la aplicaremos también al resto de máquinas de similares características. Con las máquinas que sean diferentes podemos repetir el proceso de solución de problemas y estandarizar medidas de uso y mantenimiento personalizadas a cada máquina o proceso. Finalmente procuraremos controlar como se está cumpliendo el objetivo de mantener a las maquinas engrasadas y en qué medida está comprometido el equipo en seguir los programas o que cosas se pueden variar del plan.

Consideraciones finales: Es conveniente realizar sesiones breves de control y/o resolución de problemas, con cierta regularidad. Con respecto a las sesiones o eventos, es necesario evitar llegar las alusiones personales y a las responsabilidades de las personas, llegar a la respuesta que nos lleva a identificar responsables es llegar a la causa raíz, no se trata de buscar culpables si no soluciones. Los sistemas que utilicemos para controlar y llevar a cabo la estrategia, deben ser muy visuales, sencillos, que todo el mundo los entienda y puedan seguirlos aunque sean nuevos en el proceso.

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¿Crees qué hemos ayudado a Gonzalo y  a su equipo IFB?

Hemos ayudado a solucionar el problema de fiabilidad de sus máquinas y de paso hemos enseñado al equipo a solucionar todo tipo de problemas de una manera ordenada y estructurada y también les hemos enseñado a no quedarse en las soluciones parche a ir más allá. De hecho, en el taller de Gonzalo a día de hoy las averías en las máquinas son casi una anécdota y su equipo utiliza las 5W y los 5PQ (que no tienen por qué ser 5), han ahorrado tiempo y dinero, el personal trabaja mas seguro y a gusto, y lo que es más importante: los clientes está contentos con el servicio.

Pequeños cambios, que provocan grandes soluciones

Desde FPL Logística te animamos a buscar la mejora continua en tu empresa y con tu equipo, si quieres te podemos ayudar, estoy a tu disposición: info@fpl-logistica.com

Se te ocurren más ideas para ayudar a Gonzalo, compártelas con nosotros !

Jose Carlos Gisbert

Director de FPL Logística: www.fpl-logistica.com

Consultor y formador

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3 Comments

    Neiger

    Muy bueno; gracias por compartir…….

      JOSE CARLOS GISBERT

      Muchas gracias Neiger, un saludo

    El almacén, stock e inventario, bajo control. Te ayudamos a mejorar tu gestión.

    […] es otro punto que podemos atacar, repasemos como hacemos nuestro trabajo, cómo intervenimos en cada proceso y cual sería la manera de mejorar todo […]

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